Gestão eletrônica de documentos

Muito além da digitalização de documentos

O objetivo principal da GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS é tornar acessível todo o acervo de documentos gerados dentro de uma empresa. Com o auxílio de ferramentas como digitalização, indexação, extração de dados, formulários eletrônicos, OCR, ICR e muitas outras, é possível estabelecer processos para garantir que os documentos gerados dentro da sua empresa sejam facilmente encontrados quando houver a necessidade.

Inciativas para implantar a Gestão Eletrônica de Documentos em uma empresa tem se tornado parte de uma estratégia vencedora. Com o brutal volume de documentos gerados diariamente no mundo (e obviamente, dentro do seu negócio também), cada estágio do ciclo de vida de um documento pode e deve ser acompanhado com o objetivo de formar um repositório de onde se possam extrair informações confiáveis para a tomada de decisão.

A palavra chave é: Indexação

Com o objetivo de aproveitar ao máximo os documentos gerados, evitar duplicidade e melhorar os processos de trabalho, uma das tarefas chave é a indexação de documentos, também chamada de classificação. O que é indexação, afinal? Simplificando, indexação ou classificação é o processo de atribuir categorias a um documento. Essas categorias podem ser qualquer informação relativa ao documento, que seja relevante ao negócio: tipo de documento, status, número de identificação, mês de competência, etc. Como parte da estratégia de gestão eletrônica de documentos do seu negócio, é preciso planejar a indexação levando em consideração maneira como os documentos serão utilizados nos processos da empresa.

Importante frisar que, documentos não indexados ou mal indexados dificultam sua localização, portanto, não contribuem para o objetivo de um projeto de gestão eletrônica de documentos.

Algumas aplicações comuns

  • Ações de apoio aos processos de fiscalização

  • Automação de cartórios

  • Gestão de contratos

  • Controle de bilhetes de companhias aéreas

  • Controle do processo de compras

  • Conversão de acervo histórico

  • Conversão de bibliotecas físicas para digitais

  • Desenho de engenharia e relatório técnico

  • Gerenciamento de ordens de serviço

  • Gerenciamento de processos de concessão

  • Gestão de correspondências em geral (fax, e-mail e outros veículos)

  • Gestão e processamento de pagamentos por cheques e cartão de crédito, da consulta ao recebimento

  • Processamento de importação e exportação

  • Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais

  • Documentação de administração hospitalar

  • Documentação de auditoria

  • Documentação de contratação de consórcios

  • Documentação de logística de transportes

  • Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9001, Excelência em Serviços, Inmetro etc.

  • Documentação e processos jurídicos

  • Documentação e relatórios diversos, incluindo contábeis e financeiros

  • Documentação eletrônica de escritórios Documentação em instituições de ensino

  • Gerenciamento de documentação em benefícios, incluindo áreas de Recursos Humanos e fundos de Pensão

  • Serviços de Seguradoras: apólice, sinistro, indenização etc

Os riscos de não gerir corretamente os documentos

Quer conhecer um pouco mais? 12 3949-1897

Fale conosco